Los 5 pasos del proceso de negociación

La negociación es el proceso de tomar decisiones conjuntas cuando las partes involucradas tienen preferencias diferentes. Gran parte de la comunicación que ocurre en el interior de las organizaciones implica que las personas tengan la suficiente habilidad para negociar. Las partes involucradas deben llegar a alguna suerte de acuerdo o consenso respecto a cuestiones o circunstancias que las afectan directa o indirectamente.

Para que exista una integración de los intereses en disputa, el proceso de negociación debe incluir cinco pasos:

1. Preparación y planeación

Es la etapa preliminar de la negociación. Durante ésta se deben hacer preguntas como: ¿De qué naturaleza es la negociación? ¿Quién está involucrado en ella? ¿Cómo percibe esa parte de la negociación? ¿Cuáles son las metas y los resultados que debemos alcanzar? ¿Cuán es la forma de diseñar una estrategia para alcanzarlos?

Una buena preparación es la clave del éxito en toda negociación. Según investigaciones, el 80% de una negociación se gana antes de sentarse en la mesa.

2. Definición de las reglas básicas

Durante esta etapa hay que definir, con la otra parte, las reglas de juego para la negociación. ¿Quién hará la negociación? ¿Dónde tendrá lugar? ¿Qué restricciones existen al respecto, por ejemplo, de tiempo, recursos, etcétera? ¿Cómo procederíamos en caso de llegar a un punto muerto? En esta etapa las partes intercambian sus propuestas o presentan sus exigencias iniciales.

3. Aclaraciones y justificaciones

Después de presentar las propuestas iniciales, se inicia esta etapa en la que las dos partes explican, amplían, esclarecen, refuerzan y justifican sus exigencias originales. En lugar de una confrontación, es mejor que ambas partes se informen y expliquen mutuamente cuáles son las cuestiones más importantes respecto a las exigencias mutuas. Si fuera necesario, se deben presentar documentos y registros al respecto.

4. Canjes y solución de problemas

Esta etapa es esencial en el proceso de negociación; en ella las dos partes tendrán que hacer concesiones hasta llegar a un consenso o aceptación recíproca.

5. Fechas y aplicación

Es la etapa final del proceso; en ella se formaliza el acuerdo que fue negociado.

Antes del cierre de la negociación es recomendable haber tratado todos los puntos relacionados con la misma, para que, de ese modo, evitemos que la otra parte pueda realizar demandas de último momento.

Aunque en muchos casos, la formalización se reduce a un simple apretón de manos, es recomendable poner por escrito todo lo acordado y luego firmar el documento, para que, de ese modo, evitemos conflictos y confusiones futuras.

Bibliografía: Comportamiento organizacional, Idalberto Chiavenato.