Los 8 pasos de la planeación administrativa
La planeación es una de las funciones gerenciales, la cual incluye seleccionar proyectos y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos. Además requiere toma de decisiones, es decir, elegir una acción de entre varias alternativas. Implica fuerza en la innovación gerencial.
La planeación permite anticiparnos a todos los posibles escenarios en los que se podría situar la organización y así ayudarnos a lograr un correcto funcionamiento para alcanzar los objetivos de la empresa. La planeación cierra la brecha de donde estamos parados y a dónde queremos ir.
Para poder llevarla a cabo es necesario desarrollar los siguientes pasos:
1. Detección de la oportunidad
La percepción de oportunidades en el ambiente externo, así como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación. Los gerentes deben dar un vistazo preliminar a posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y por completo, saber cual es la posición de su empresa con respecto a sus fortalezas y debilidades, comprender qué problemas tiene que resolver su compañía y por qué, asimismo saber qué puede esperar para ganar. Establecer objetivos realistas depende de esta percepción. La planeación requiere un diagnóstico realista de la situación de la oportunidad.
2. Establecer objetivos
El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa y luego para cada unidad de trabajo subordinada. Esto se debe hacer pensando tanto a largo como a corto plazo.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Es por ello que orientan a la empresa a planes mayores.
3. Desarrollar premisas
El siguiente paso de la planeación es establecer, circular y obtener el acuerdo para utilizar premisas de planeación críticas como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes existentes de la compañía. Las premisas son suposiciones acerca del ambiente donde el plan debe desarrollarse. Es importante para todos los gerentes involucrados en la planeación acordar las premisas. De hecho, el más importante principio de las premisas es:
Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.
4. Determinación de los cursos alternativos de acción
El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción de alternativa, especialmente los más evidentes.
El problema que se presenta con más regularidad no es encontrar alternativas, sino reducir su número para de esa forma analizar la más prometedora. Aún con las técnicas matemáticas y las computadoras, hay un límite al número de alternativas que pueden examinarse a fondo. Generalmente, el planeador deberá hacer un examen preliminar para determinar cuáles son las alternativas más convenientes.
5. Evaluación de los cursos alternativos de acción
Luego de buscar cursos de alternativa y examinar sus puntos fuertes y débiles, el paso siguiente es evaluar dichas alternativas sopesándolas a la luz de premisas y metas.
Existen tantos cursos de alternativa en la mayoría de las situaciones, y tantas variables y limitaciones a considerar, que la evaluación puede ser en extremo difícil.
6. Seleccionar un curso
Este es el punto donde el plan es adoptado, es el punto real de toma de decisiones.
7. Formular planes derivados
Cuando se toma una decisión, la planeación pocas veces es compleja y un séptimo paso está indicado. Los planes derivados son casi siempre requeridos para apoyar el plan básico.
8. Cuantificar planes mediante presupuestos
El paso final para darle significado a las decisiones y planes establecidos, es cuantificarlos al convertirlos en presupuestos. Si se hacen bien, los presupuestos se convierten en medios para sumar los diversos planes y establecen estándares importantes contra los cuales el progreso de planeación puede medirse.
En síntesis, los 8 pasos de la planeación son:
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